Workflow: qué es y cuáles son sus tipos

Escrito por: AS CONSULTING GROUP9/06/2021

La sistematización y automatización del flujo de trabajo de una organización se define como workflow. Se identifican las diferentes tareas a realizar y los responsables de llevarlas a cabo, para el desarrollo del o los procesos operativos de la empresa. Para mayor comprensión se detalla en este artículo qué es y cuáles son los tipos de workflow.

En la planificación de un proyecto se definen las tareas que se desarrollan en cada proceso, se asigna un responsable y se estima el tiempo de ejecución y el coste de implementarla. Asimismo, se asignan los recursos materiales y humanos necesarios para cumplir con la actividad.

Pues con un workflow se simplifica el trabajo, ya que en forma automática se definen todos y cada uno de los procesos involucrados en las áreas operativa y administrativa de la empresa. Cada paso se detalla y se estiman los parámetros, para realizar las tareas en la forma más eficiente posible.

Es posible publicar un documento en la intranet con el workflow y con la ayuda de una interfaz de publicación se visualizan las responsabilidades de cada trabajador.

Tipos de workflow

Hay dos tipos de workflow, el administrativo y el operativo. Claro que cada uno será diferente dependiendo del proceso que se sistematice y automatice.

El workflow administrativo o procedimental, se refiere a procesos de negocios. Los procesos que ejecuta la empresa desarrollados bajo procedimientos ya establecidos. Razón por la que el flujo de información es más estático. Es de gran utilidad para realizar tareas repetitivas y previsibles.

Mientras que el workflow ad hoc o de producción, está basado en un modelo operacional de grupo. Los responsables o protagonistas del proceso son partícipes de las decisiones para dirigir el flujo de información. Es un workflow con dirección dinámica, y se puede modificar de acuerdo al comportamiento del proceso y las necesidades de mejorarlo.

Esta herramienta, junto al motor de workflow, dan la posibilidad de automatizar la mayor parte de los procesos de tu organización. Es también posible automatizar la toma de decisiones, después de formalizar las reglas comerciales de la empresa.

Así, que lo más importante para automatizar un sistema es la calidad de la información que se maneje. Si la información es precisa, validada y de alta calidad, las decisiones a tomar también lo serán. Mientras que, si la información no sirve y es errada, pues entonces las decisiones serán equívocas y no darán soluciones a los problemas.

Cómo crear un workflow

Para crear un wordflow se debe conocer muy bien el proceso y describir todas las tareas que se realizan. Definir con precisión y muy concretos los objetivos que se desean conseguir con el proceso es fundamental. Ello ayudará en la medición de resultados.

El siguiente paso es diseñarlo, preferiblemente con apoyo visual. Lo mejor es diagramar los pasos a seguir y actividades a realizar. Marcar las posibles desviaciones, tratando de no dejar nada ningún escenario sin considerar. De esta forma el flujo de trabajo del proceso seleccionado quedará perfectamente definido.

Durante la fase siguiente, implementación y desarrollo es necesario evaluar tanto la definición de objetivos como el diseño, considerando la información que se dispone. Es importante realizar pruebas con usuarios simulados y luego implementarlo con una muestra pequeña de usuarios. Esto es parte de la evaluación del proceso. De esta forma se corregirán los posibles errores o desviaciones antes de llegar a la fase final.

Finalmente se llega a la etapa analítica, en la que se medirán los resultados, utilizando algunas métricas comunes. Se mide el cumplimiento de objetivos, sin embargo, no siempre la primera vez en uso se consiguen los resultados estimados. En este caso, se vuelve a la fase de diseño para hacer una revisión de las posibles causas de la desviación.

Se evalúan y se redefinen o se potencian los objetivos y se revisa cualquier otra actividad que esté generando error. Es la forma de hacer el mejoramiento del proceso y crear un workflow más preciso. Se repite el proceso y se miden nuevamente los resultados, no hay número límite de revisiones.

Se trata de obtener la mayor precisión posible antes de finalmente editarlo y obtener el primer esquema del flujo de información del proceso seleccionado.

Las grandes ventajas de implementar esta herramienta se relacionan con una mejor comunicación interna y mayor fluidez de la información. Asimismo, mejorará el proceso de toma de decisiones. A parte de que la división del trabajo estará perfectamente definida y con mayor grado de comprensión y eficiencia de parte del trabajador, reduciendo los costes.

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