Trabajo inteligente algunos consejos para afrontarlo con el pie derecho

En los últimos tiempos se ha hablado mucho del trabajo inteligente, una herramienta que ha permitido a muchas empresas afrontar la emergencia del COVID-19 de forma ágil y flexible.

Pero veamos qué es el trabajo inteligente y qué implica, con algunos consejos para aprovecharlo

¿Qué es el trabajo inteligente?

Smart working: trabajo ágil o, literalmente, trabajo inteligente. No se trata de un tipo de contrato innovador, sino de una nueva forma de concebir el trabajo.

El trabajo inteligente propone un nuevo modelo de organización del trabajo, basado sustancialmente en dos conceptos clave:

• flexibilidad, tanto en horario como en el puesto de trabajo

• confianza, el pilar fundamental sobre el que descansa la relación entre empleador y empleado

La idea detrás del trabajo inteligente es darle al trabajador la posibilidad de poder trabajar desde casa, utilizando todas las herramientas de trabajo adecuadas a sus necesidades (portátil, línea wi-fi, documentos compartidos, aplicaciones para reuniones en línea como por ejemplo Skype).

Por supuesto, el objetivo del trabajador inteligente es común al del trabajador que trabaja desde su puesto de trabajo en la empresa, a saber, la consecución de los resultados establecidos.

No lo llames teletrabajo

A menudo hay un poco de confusión, pero el trabajo inteligente no debe considerarse sinónimo de teletrabajo.

El teletrabajo establece que están establecidos para ubicaciones remotas fijas, desde las cuales el empleado está obligado a realizar su labor telemática en un horario laboral determinado, sin necesidad de presencia en la empresa.

El smart working, sin embargo, conserva el principio del trabajo electrónico, con una mayor flexibilidad en cuanto a la ubicación y los horarios de trabajo, pudiendo el trabajador organizarse como mejor le parezca.

Cuáles son los beneficios

Las ventajas del smart working para el trabajador parecen bastante obvias: más flexibilidad para conciliar los compromisos personales con los laborales.

Sin embargo, se debe considerar que el trabajo ágil puede traer muchas ventajas incluso a las empresas que lo adoptan.

Cambiando el viejo paradigma del trabajo, el trabajo inteligente no solo gira en torno al concepto de flexibilidad, sino también al de productividad.

El empleado, en base a la mayor libertad que se le otorga, es más responsable de su trabajo, así como más autónomo en el logro de los objetivos preestablecidos. Siempre considerando, por supuesto, la premisa fundante de la confianza mutua.

Ejemplos de empresas que ya han optado por el trabajo inteligente

Hay muchos ejemplos de empresas que han adoptado el trabajo inteligente, especialmente gigantes tecnológicos internacionales como Google, Apple, Dell, IBM, Philips, pero también empresas que operan en otros sectores, como Kelly Services, Humana , Deloitte y nuestra propia Barilla .

El trabajo inteligente también ha entrado en el sector público, no solo en el extranjero (Departamento de Agricultura de EE. UU.) sino también en Italia, el municipio de Turín es un caso ejemplar.

Huelga decir que la emergencia epidemiológica ha llevado a muchas empresas a adoptar por primera vez el trabajo inteligente para hacer frente a la necesidad de cambiar los métodos operativos.

Consejos para las empresas que adoptan el trabajo inteligente

1. Equípate con las herramientas adecuadas

La primera condición para trabajar bien y mantener alta la productividad, incluso en el trabajo inteligente, es sin duda tener el equipo adecuado.

De hecho, la empresa debe ponerse en condiciones de poder proporcionar al trabajador las herramientas adecuadas para gestionar las comunicaciones, compartir información y realizar actividades incluso a distancia.

2. Hacer que el trabajo inteligente sea accesible para todos

Ciertamente hay tareas y actividades que se prestan menos a ser realizadas en modo “inteligente”, pero, en la medida de lo posible, es bueno ofrecer a todos los colaboradores, sin hacer distinciones, la posibilidad de trabajar a distancia.

3. Optimice la gestión del tiempo y coordine las actividades

Por supuesto, la organización es clave. Sería útil que el trabajador inteligente acuerde de antemano o mediante una llamada con los compañeros, bajo la supervisión de un coordinador, una lista de tareas pendientes con órdenes de prioridad asignados.

4. Difundir la nueva cultura del trabajo

Para compartir la flexibilidad de forma eficaz, puede ser muy útil organizar formaciones internas, tanto para los directivos de la empresa como para los empleados.

La difusión de la nueva cultura sin duda puede ayudar a concienciar a los equipos de trabajo para hacer del trabajo inteligente una herramienta positiva y productiva para todos.

También es posible pensar en una comunicación externa para los clientes, a través de la cual pasar el mensaje de que estás operando de una manera más flexible, pero manteniendo inalterable la calidad de tus servicios y tu presencia efectiva.

Consejos para trabajadores inteligentes más productivos

1. Mantener rutinas y horarios sin cambios

Especialmente en casos de trabajo inteligente prolongado, es útil tratar de mantener el horario habitual de todos los días de trabajo. Este dispositivo le permite reaccionar bien y mantener su mente fresca y receptiva.

Dormir un poco más y relajarse está bien, pero hay que evitar excederse para no dar pereza, ¡siempre es cuestión de días laborables!

Un buen consejo es mantener la rutina sin cambios: lavarse, maquillarse, vestirse como si fuera a la oficina, mantenerse activo y listo para encarar contactos, aunque sean virtuales, con los compañeros.

2. Date prioridades y límites

Para lidiar mejor con las actividades remotas, la regla número uno es siempre la organización. Debe ser capaz de priorizarse para gestionar todas las actividades de la manera más eficiente, abordando también cualquier emergencia.

En cualquier caso, el trabajo inteligente no significa trabajar las 24 horas del día, por lo que también es necesario saber establecer límites y gestionar correctamente el tiempo, permitiéndose algunos descansos y definiendo horarios de trabajo para evitar que cuestiones profesionales invadan el sector privado.

3. Cuidado con las distracciones

Uno de los principales riesgos del trabajo inteligente es la dispersión, en términos de tiempo y concentración.

Hay que intentar evitar las distracciones, tanto las relacionadas con las posibles tareas del hogar, como las relacionadas con la multiplicidad de actividades laborales a realizar.

Una vez más entra en juego la organización, a la que se suma una buena dosis de voluntad (además de respeto y responsabilidad hacia la empresa y los compañeros) para culminar los proyectos iniciados sin perderse en otras cosas.

4. Cuida la comunicación

En una situación de distanciamiento físico de los compañeros, sin duda será necesario hacer un mayor uso de las comunicaciones escritas. Es mejor releer siempre los correos electrónicos antes de enviarlos, para evitar posibles malentendidos y que el mensaje llegue lo más claro y "limpio" posible.