¿Qué son los procesos administrativos?

Los procesos administrativos son una guía metodológica que permite a las empresas marcar los pasos que se deben seguir para conseguir los resultados.

Cuando las empresas siguen los procesos administrativos, no solo aseguran alcanzar las metas que se han propuesto, sino que además son capaces de aumentar sus beneficios socioeconómicos de la mejor manera y con un uso óptimo de los recursos.

Las etapas del proceso administrativo

Por tratarse de un sistema que permite alcanzar las metas, este está compuesto por cuatro etapas por las cuales se debe pasar para poder obtener resultados positivos.

El proceso administrativo fue creado por Henry Fayol en 1916, quien definió las cuatro etapas que comprenden esta herramienta.

1. Planeación

Es la etapa en la que los responsables de la administración proponen los objetivos y metas que se desean alcanzar. Así mismo deben incluirse las actividades que se van a seguir para conseguir dichas metas. Para poder hacer una planeación efectiva se deben poner metas medibles y alcanzables, se debe contar con la información de la empresa que permita hacer un pronóstico sobre el comportamiento del mercado.

No se debe olvidar incluir dentro de la planeación los posibles riesgos que deba enfrentar la empresa durante el lapso de tiempo en el que se desarrollará el proceso administrativo, así como las posibles acciones ante dichos problemas.

2. Organización

La etapa de organización consiste en tomar la información que resultó de la planeación para distribuirla entre los diferentes departamentos de la empresa.

En esta etapa se debe elaborar el plan de acción en el que estén especificadas las actividades que se deben cumplir, el tiempo esperado en el que se esperan los resultados, así como también incluir a las personas responsables de que se cumplan las actividades ya planificadas.

La organización está diseñada para que todos los departamentos que comprenden la empresa se orienten en el mismo sentido y trabajen mancomunadamente para obtener los resultados propuestos.

Igualmente, la organización propone llegar a la meta utilizando la menor cantidad de recursos posible, de manera eficaz. Para conseguir que la fase de organización sea óptima es necesario evaluar las aptitudes de los empleados y así determinar las tareas que se le asignará a cada uno.

3. Ejecución

En esta etapa se deben poner en marcha las actividades dispuestas en las fases anteriores. Debe estar a cargo de los líderes de la empresa, personas capaces de guiar al equipo de trabajo por la ruta planeada. En esta etapa se debe ser capaz de motivar al equipo ante situaciones difíciles. La motivación debe incluir una recompensa acorde con el trabajo y las responsabilidades. Del mismo modo es necesario mantener una comunicación efectiva entre los distintos equipos.

4. Control

La cuarta etapa del proceso administrativo corresponde al control. Se trata de una fase de evaluación, en la que los responsables de la administración de la empresa deben revisar que se haya cumplido el plan, así como los objetivos que se alcanzaron.

El control es la herramienta que ayuda a medir el nivel de éxito que están teniendo las actividades implementadas. Pero en especial busca medir que dichas actividades hayan sido las más idóneas, ya que si estas no son adecuadas, aunque se cumplan, no surtirán ningún efecto positivo. Dentro de las actividades que se deben cumplir dentro de la fase de control es necesario tomar las correcciones pertinentes

Ejemplo del proceso administrativo

Si estás interesado en conocer cómo se hace un proceso administrativo, te invitamos a ver el siguiente ejemplo basado en una empresa de dulces.

1. Planeación: la planeación incluye todos los aspectos de la producción de dulces, el espacio físico en el que se hará producción, los implementos y herramientas necesarios, como batidoras, hornos, mesas, entre otros.

En esta etapa también se debe comprender el capital con el que se cuenta, así como también el personal que se encargará de la producción y la distribución.

2. Organización: es el momento ideal para establecer prioridades así como responsabilidades. Se realizan las compras de los insumos y materia prima. Se establece el tipo de dulces y la cantidad que se elaborará, de acuerdo con lo que haya proyectado el estudio de mercado.
3. Ejecución: en esta etapa se inicia el proceso de elaboración. Si la proyección dice que hay cerca de 300 establecimientos interesados en adquirir los dulces, se deben comenzar a fabricar para cubrir dicha demanda.
4. Control: una vez elaborados los dulces, los responsables analizarán el proceso de producción, así como el de distribución. Buscarán puntos débiles para poder trabajar en fortalecerlos.