Qué son los eventos híbridos

La crisis sanitaria y en definitiva la pandemia por la Covid-19 ocasionó cambios en todos los mercados, personas y en el mundo en general. El mercado de eventos igualmente se vio revolucionado, por lo que tuvo al igual que muchas otras cosas adaptarse a lo que se considera como la nueva normalidad, trayendo al presente los eventos híbridos.

Acompáñanos y descubre qué son los eventos híbridos, los tipos y elementos esenciales para el éxito.

Eventos híbridos

Se trata de eventos que pueden realizarse tanto de forma presencial como de manera virtual. Es decir, que se combinan un conjunto de experiencias y los participantes pueden asistir en un lugar de forma física o pueden ingresar desde una plataforma online para disfrutar del contenido y experiencias que se les ofrece. Lo complejo de los eventos híbridos es lograr que sean tan atractivos y satisfactorios tanto para los participantes que asisten de manera remota como los que deciden asistir físicamente.

Por lo que es esencial llevar la planificación un poco más allá que los eventos tradicionales, además, de que deben implementarse una tecnología de eventos apropiada para lograr la interacción adecuada en ambos escenarios.

Tipos de eventos híbridos

Existen diversos tipos de eventos híbridos, entre los ejemplos habituales podemos encontrar los siguientes:

Eventos híbridos internos

Los eventos híbridos internos son realizados para beneficio de las partes interesadas internas de la empresa, en donde se incluyen trabajadores, liderazgo y personal en general, entre otros. En general, es complejo que una empresa reúna a todas las partes interesadas en un mismo espacio para una reunión o evento, y es donde los eventos híbridos se vuelven más útiles.

Para llevarlos a cabo se debe elegir un espacio como sede de la empresa para el evento, posteriormente se transmite en vivo la reunión a todos los interesados en la empresa. Algunos ejemplos de eventos híbridos internos son:

Salida de ventas

Ayuntamientos globales Reuniones de diferentes equipos laborales Semanas de espíritu empresarial

Eventos híbridos externos

En este caso se trata de eventos que están dirigidos a los clientes o prospectos, entre otros. Una adecuada transición de un evento externo en vivo a uno híbrido puede ser de utilidad para la atracción de participantes, reduciendo, además, la huella de carbono. Los ejemplos comunes de los eventos externos que pueden convertirse en híbridos son los siguientes:

Conferencias y ferias comerciales. Conferencias con clientes. Demostraciones de productos.

Elementos clave de los eventos híbridos

Es un error pensar que un evento híbrido solo requiere de un proveedor de transmisión visual, y es que para conseguir que sea exitoso un evento híbrido necesita los mismos elementos que un evento in situ, así como también de las mismas características, además, de un buen proveedor de transmisión virtual, los siguientes elementos son esenciales para que su evento híbrido sea exitoso.

Contenido atractivo

Un aspecto muy importante en cualquier evento, incluso más, es un evento híbrido. Durante todo el evento los participantes tanto presenciales como virtuales deben tener una participación activa. Por ello es importante asegurarse de que cada uno de los ponentes está bien preparado y de que las presentaciones sean realmente atractivas, gestionando el contenido y la agenda en general.

Márketing

Los eventos híbridos son perfectos para atraer el doble o incluso más del número de asistentes comunes, ya que no atrae tanto a personas de forma presencial como virtual. Es decir que el marketing del evento híbrido es tan importante como en cualquier otro tipo de evento. Por eso es importante crear un sitio web llamativo en donde se muestre la información relacionada con el contenido del programa y se envíe un correo a los posibles participantes, aumentando así las posibilidades de atención.

Registro

El registro es tan sencillo como el de uno evento presencial. Crear una página web con los colores de la empresa y con toda la información del evento, en donde los posibles participantes puedan ubicar los diferentes detalles del programa. Para ello es importante crear rutas de registro personalizadas para los asistentes presenciales y los virtuales, de manera que puedan hacer un registro en el espacio apropiado.

Además, se debe realizar un seguimiento de aquellos participantes que dejaron el registro, a estos se les puede recordar enviándoles un correo, incentivando la inscripción.

Programación de citas

En los eventos híbridos resulta un poco más complejo la programación de reuniones, ya que unos participantes son presenciales y otros virtuales.

Una manera de hacer más sencillo el proceso es hacer uso de herramientas para la programación de citas, que permiten bloquear los horarios en los calendarios de los participantes que tienen reservas para creación de redes. La herramienta permite comunicarse fácilmente y establecer un horario apropiado. Así los participantes pueden estar al tanto de los calendarios del resto.