Matriz Eisenhower: qué es y cómo usarla a tu favor

Escrito por: AS Consulting Group23/10/2020

Para cualquier empresa o negocio resulta bastante complicado gestionar de forma eficiente el tiempo. Para esta problemática existe una herramienta con la cual se puede controlar las tareas y gestionar mejor el tiempo productivo.

A esta herramienta se le conoce como matriz Eisenhower. Es una matriz con la cual se puede gestionar de forma efectiva y eficiente el tiempo de productividad.

Mediante esta herramienta se pueden distinguir aquellas tareas que son prioritarias y las que se pueden realizar en otro momento, inclusive, se pueden encontrar tareas que pueden ser eliminadas de la cola de pendientes.

Dicha herramienta obtiene su nombre del expresidente estadounidense Dwight Eisenhower. Él fue quien inspiró a crear esta matriz, y se le dio este nombre porque el mandatario fue muy reconocido por su alta productividad.

La matriz fue creada por Stephen Convey, un experto en administración empresarial quien analizó los métodos que utilizaba Dwight Eisenhower.

Utilidad de la matriz Eisenhower

Es una herramienta muy útil para administrar el tiempo. El recurso sirve en gran medida, para que los líderes puedan realizar procesos administrativos como planificar, priorizar, delegar tareas semanales y mensuales.

La matriz funciona con cuatro cuadrantes que se jerarquizan desde lo importante a lo no importante e igualmente los cuadrantes inferiores van de lo urgente a lo no urgente.

Aunque las ventajas van más allá de lo que se ha explicado. El uso de la matriz, aparte de administrar el tiempo en el trabajo, también sirve para determinar cuáles son esas actividades diarias que se pueden delegar a otras personas o departamentos e inclusive, cuáles de estas tareas es posible eliminarlas.

En definitiva, la matriz Eisenhower no es solamente una aliada excepcional en la cual se pueden evitar realizar horas extras de trabajo, sino que además se utiliza para que el tiempo de trabajo sea de calidad.

Implementar la matriz Eisenhower

Son pocos los pasos a seguir para implementar esta estrategia en una empresa o negocio. A continuación se explican cuáles son estos pasos.

Establecer cuadrantes

Se deben establecer cuatro cuadrantes de prioridad organizados como: importante, no importante; urgente, no urgente.

El primer cuadrante sirve para las tareas que se consideren urgentes e importantes. Aquí entran todas esas tareas y actividades que deben ser realizadas lo antes posible y que además, no puede ser relegado en otra persona.

El segundo cuadrante sirve para determinar lo importante pero que no es urgente, es decir, aquí se acomoda todo lo que ha de ser cumplido, pero que no tiene una fecha específica de entrega.

Para el tercer cuadrante se debe incluir aquellas tareas que son urgentes pero no importantes. Quizás esta clasificación no esté presente la mayor parte del tiempo. Pero definitivamente si existen tareas que aunque son urgentes hacerlas en realidad no requieren de tanta importancia por lo cual pueden ser delegadas a otras personas

El último cuadrante se dedica a las tareas que no son ni urgentes ni importantes. Aquí se centran las tareas que en realidad no aportan nada al equipo, la mayoría de ellas inclusive se pueden eliminar o no ejecutarlas.

Ahora que se conoce la forma de crear una matriz Eisenhower, es entonces momento de aplicarla para mejorar el tiempo de trabajo del equipo. Cuando se aplique se debe tener en cuenta lo siguiente:

Aprender a delegar

Es lo más difícil de aprender cuando se está iniciando en la utilización de esta herramienta. Si una persona dentro del equipo tiene una personalidad muy aprehensiva, todas las actividades hasta la más sencilla y rutinaria, puede terminar siendo una cuestión de vida o muerte y por ende, no son capaces de delegar la responsabilidad en otros.

Incentivar el uso de la matriz en el equipo

Pese a que cada miembro cuenta con un cuadrante, también se puede utilizar la matriz para gestionar el trabajo en equipo. A su vez, se debe estimular que cada equipo particular utilice su propia matriz para organizar mejor el trabajo.

Y es que poder implementar esta matriz en la empresa permite que se elimine el cuarto cuadrante, es decir, se eliminan todas aquellas tareas innecesarias que se hacen y consumen valioso tiempo.

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