Herramientas para la gestión de operaciones en tiempos de crisis

Las crisis son crisis básicamente porque se presentan sin previo aviso, estas pueden ir desde la pérdida de algunos empleados hasta una pandemia a nivel mundial como la del COVID-19- en definitiva es todo aquello que pueda perjudicar de alguna manera el funcionamiento adecuado de una empresa o negocio. Acompáñanos y te mostraremos las herramientas para gestión de operaciones en tiempo de crisis.

En general las empresas deben contar con un plan de contingencia que les permita manejar las crisis de manera eficiente. Estos deben estar preparados para comunicar tanto a los trabajadores como a los usuarios que es lo que ocurre y cómo pretenden darle solución. Para ello existen algunas herramientas para la gestión de operaciones en tiempos de crisis que facilitan de cierta manera el trabajo.

Master Events Log o registro de eventos maestros (MEL)

Consiste en un documento fundamental que puede resultar de gran ayuda para el equipo de crisis, al permitir documentar el incidente lo más rápido posible desde que empieza. El MEL es una documentación que debe ser completada por un escribano por lo general con un estrechamente coordinado con el líder en la crisis.

Es un documento que puede ser presentado en una pantalla para que todos puedan verlo. El MEL también resulta de utilidad para hacer una reflexión de lo sucedido antes de los incidentes, así como para aquellos que requiere de cierto tipo de información para poder comunicar a las partes interesadas.

Dicho documento puede destacar tanto hechos como suposiciones. De igual forma se muestra la fecha y el momento, el estado y propiedad de diversas tareas.

El ciclo de información o Briefing Cycle

Se trata de un proceso que debe tener total disciplina de manera que pueda garantizar una organización y eficiencia de parte del equipo de crisis.

Este es un proceso que ha sido usado por largo tiempo por militares, logrando buenos efectos. El equipo de crisis de la empresa debe tomar un enfoque con tan disciplina como se prepara para la gestión de incidentes.

Cuando se lleva a cabo el ciclo de información, el líder tiene que establecer qué expectativas existen cuanto antes. Parte del proceso incluye una pequeña discusión y precisa discusión sobre el estado del problema. En la primera fase del incidente, es de gran importancia que se centren en los elementos que se consideran como críticos.

Una EOC (sala de operaciones de emergencia)

Consiste en un espacio seguro con total protección, en donde uno o diferentes equipos podrán gestionar la crisis. Este espacio, por lo general una habitación, debe contar con todo el equipamiento necesario para gestionar un indecente por un tiempo prolongado.

Así mismo debe existir una segunda ubicación, externa al lugar, también equipada y preparada para la recepción de la crisis, emergencia, seguridad, continuidad del negocio y otras gestiones de incidentes.

Esta sala suele denominarse como sala de situaciones o sala de guerra, y como ya se mencionó tiene que contar con todas las herramientas y recursos que el equipo de crisis requerirá para dar su respaldo frente a diferentes tipos de incidentes. Las herramientas pueden ser energía, infraestructuras de TI, mapas de activos, ubicaciones claves, baños, alimentos, etc.

Ejercicios de simulación

Una de las mejores herramientas para cualquier empresa es hacer una inversión en un programa de simulación. Ya que existen gran cantidad de beneficios en realizar ejercicios de simulaciones de crisis, entre estos se destacan los siguientes:

Estimulación de los procesos de pensamiento

Dar un enfoque al equipo de crisis y laborar en escenarios precisos. Mejorar la capacitación de los equipos frente a diferentes inconvenientes. Fortalecer la compresión y la responsabilidad de los miembros. Identificaciones de inconvenientes, retos y suposiciones. Identificación de los recursos esenciales para enfrentar diferentes desafíos. Ciertamente no pueden prevenirse todas las crisis, sin embargo, si se puede estar preparado con las mejores herramientas para hacerles frente de la manera adecuada-.