Estrategias avanzadas y consejos útiles sobre la gestión del tiempo

Escrito por: AS CONSULTING GROUP14/04/2022

La buena gestión del tiempo es la base de su éxito personal y profesional. Tener el control de tu tiempo (o, dicho de otro modo, ser un buen administrador del tiempo) es fundamental para aumentar la eficiencia y la productividad.

Pero, ¿qué se entiende exactamente por gestión del tiempo y cómo optimizar los recursos y aumentar la curva de productividad?

Estrategias avanzadas y consejos útiles sobre la gestión del tiempo ¿Qué significa administrar el tiempo? ¿Cómo podemos definir metas y prioridades? Responderemos a estas (y muchas otras) preguntas en los siguientes párrafos de nuestra guía.

Gestión del tiempo: ¿qué es?

Ya hemos dicho que una adecuada gestión del tiempo nos permite aumentar nuestra productividad. Pero, ¿a qué nos referimos, específicamente, con gestión del tiempo?

Queriendo dar una definición orientada al negocio , la gestión del tiempo consiste en una estructuración sistemática, basada en prioridades de asignación de tiempo y una distribución entre solicitudes en competencia.

Claramente, la gestión del tiempo en el trabajo incluye una serie de actividades, que representan los pilares de esta disciplina. Nos referimos a un proceso cognitivo real, que incluye:

• Planificación efectiva • Establecimiento de objetivos INTELIGENTES • Establecer plazos • Facultades de gestión • Asignación de tiempo basada en prioridades • Análisis y seguimiento.

Al adquirir sólidos principios de gestión del tiempo, podrá "dominar el flujo" y ser plenamente responsable del recurso más escaso del planeta.

Por qué es importante administrar el tiempo

Alguien dijo que "el tiempo y la marea no esperan a nadie". Pues no hay nada más cierto: en su sentido más filosófico, el tiempo es visto como un fluir, como algo que fluye inexorablemente. Esto no significa que no se pueda controlar y gestionar de manera eficaz aprendiendo a trabajar por objetivos y siguiendo procesos.

Hablar de gestión del tiempo en el trabajo, pero también en la vida privada, es fundamental porque:

• Puede lograr más intentando menos: controlar el tiempo le permite aumentar su umbral de concentración, aumentando su eficiencia de trabajo; • El tiempo es el recurso más escaso que existe: te guste o no, un día se compone de 24 horas. No hay nada que pueda hacerte aumentar (o disminuir) este rango. Este límite se aplica a todos, incluido su colega que parece trabajar el doble que usted y que ya obtuvo un ascenso; • Mejore sus habilidades para tomar decisiones: cuando se sienta estresado por el tiempo y tenga que tomar una decisión importante, tenderá a sacar conclusiones precipitadas sin considerar completamente todas las opciones. Esto casi siempre conduce a malas decisiones; • Aumente su tiempo libre: todo el mundo necesita tiempo para relajarse y perseguir sus pasiones. Desafortunadamente, sin embargo, muchos de nosotros no podemos tener suficiente. La gestión del tiempo te ayuda a asumir la responsabilidad y encontrar tiempo para ti mismo.

Proceso de gestión del tiempo: estrategias y ejercicios

Decíamos que la gestión del tiempo implica una serie de acciones bien definidas, con el objetivo de hacerte más productivo.

Pero, ¿cómo se traducen estas acciones desde un punto de vista práctico? Veamos juntos el proceso para una gestión virtuosa del tiempo, hablando de estrategias y herramientas.

Planificación efectiva

El primer paso para no dejarse abrumar por la marea implica una planificación cuidadosa. Si no planificas con detalle tu actividad profesional, será imposible tener un control total sobre ella.

La primera herramienta de gestión del tiempo que necesitas es un planificador de tiempos, un elemento que te permite organizar tu vida profesional al detalle.

Puedes utilizar una planificación en papel o digital, siempre y cuando te permita establecer las actividades a realizar durante el día, la semana, el mes e incluso el año.

Definición de listas de objetivos SMART

Una organización sin objetivos se encontraría en una situación similar a la de un barco sin su capitán. Sin objetivos estaría definitivamente perdido: después de todo, ¿cómo puede entender de dónde parte si no sabe hacia dónde quiere ir?

Los objetivos pueden ser diarios, semanales, mensuales e incluso anuales. La clave es que son INTELIGENTES. Las siglas SMART indican que los objetivos que identificamos deben ser:

S=Específicos M=Medibles A=Alcanzables R=Realistas T = Basados en el tiempo

Gestión de prioridades

Una vez que haya creado su lista de tareas pendientes, el siguiente paso es establecer prioridades.

¿Cómo priorizas tus actividades? Un buen sistema con el que podría experimentar es el sistema 4D:

• Eliminar: ¿se puede eliminar esa tarea? ¿Cuáles son las consecuencias de no hacer la tarea en absoluto? Recuerda siempre la regla del 80/20, propuesta por Vilfredo Pareto: según este principio, el 80% de tus resultados provienen del 20% de tus acciones. Con esto queremos decirte que la clave para maximizar tu eficiencia es priorizar las actividades que contribuyen a la mayoría de tus ganancias, por lo tanto aquellas que se encuentran dentro de ese 20%; • Delegado: ¿Hay alguien más que pueda realizar esa tarea por usted? Si es así, podrías delegarlo y optimizar tu tiempo disponible; • Diferir: algunas actividades se pueden realizar más tarde, pero dentro de ciertos parámetros. Fija siempre plazos y aplaza lo que se puede aplazar, pero sin caer en la trampa de la procrastinación; • Do (hacer): Hay cosas que deben hacerse de inmediato y tienen la máxima prioridad. Posponer estas actividades podría introducirte en una espiral de ansiedad y estrés.

Análisis y seguimiento

No podemos hablar de gestión del tiempo sin hablar de análisis de resultados. Tendrás que aprender a mantener todo bajo control, comprobar tu progreso y practicar de forma constante para adquirir un método eficaz. Para una gestión del tiempo verdaderamente virtuosa en su organización, deberá confiar en la medición y la coherencia y en un guía experto que pueda proporcionarle todos los recursos que necesita

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