Equipo virtual cómo optimizar el rendimiento con el Manifiesto del equipo

El trabajo remoto no es nada nuevo. Sin embargo, muchas empresas aún tenían que adoptar esta forma de trabajar antes del coronavirus.

Todo cambió durante la pandemia del Covid-19 que obligó a muchas empresas a cerrar sus oficinas y obligar a sus empleados a trabajar desde casa. En realidad, el trabajo remoto es útil por varias razones.

Creo que, a medida que atravesamos este período complicado, muchas empresas mantendrán este buen hábito y muchas personas preferirán seguir trabajando de forma remota en lugar de volver a la oficina todos los días.

Para las empresas, los principales beneficios son: • Seguir trabajando en situaciones de crisis y cierre de oficinas • Acogiendo habilidades y talentos lejos de sus oficinas, como en el extranjero, en sus equipos. • Ofrezca servicios las 24 horas del día, los 7 días de la semana empleando personas en diferentes zonas horarias desde diferentes ubicaciones. • Reducir gastos generales relacionados con viajes de negocios, viajes y otros.

Seguiremos algunos pasos prácticos para construir juntos un equipo virtual exitoso. Esto incluirá:

1. Creación del Manifiesto del equipo que enumera los elementos importantes que el equipo debe recordar
2. Pautas operativas del equipo virtual, que aclaran cómo relacionarse de manera concreta y cómo llevar un registro de los avances del trabajo en equipo.

Manifesto del equipo virtual

En un equipo tradicional, donde los miembros se reúnen regularmente cara a cara, es fácil comunicarse y mantenerse actualizado. Pero, con un equipo virtual, el riesgo de una menor participación es mayor. Por lo tanto, es esencial definir explícitamente POR QUÉ existe su equipo.

¿Cuál es su propósito principal? ¿Cómo contribuye el trabajo de cada miembro del equipo al éxito del equipo y de la organización en su conjunto?

Cada miembro debe encontrar convincente la visión y la estrategia comercial y debe inspirarse en lo que el equipo necesita lograr. Esto puede ser difícil en un equipo virtual. porque cada persona necesita encontrar su impulso y determinación internos si quiere continuar trabajando de manera productiva y lograr sus objetivos, especialmente de forma remota.

Veamos cuáles son los elementos que deben incluirse en el Manifiesto.

• Por qué: Este punto proporciona información esencial sobre por qué se creó el equipo. ¿Para resolver un problema en particular? ¿O para gestionar las tareas diarias? ¿Por qué es importante este equipo? ¿Cómo será útil el equipo para la organización en el logro de los objetivos estratégicos?

• Objetivo: En esta parte se debe declinar el objetivo principal del Equipo, posiblemente en una sola oración. ¡Esto es fundamental en el Manifiesto! Al establecer un objetivo claro para todos los miembros del equipo, su equipo sabrá lo que necesita y quiere lograr. Sin claridad de propósito (rechazado dentro del equipo), las personas podrían perderse y comenzar a perseguir sus propias agendas, independientemente de las metas generales de su equipo. ¡Esto representa la brújula!

• Tarea: es la actividad que el Equipo está llamado a realizar para lograr el objetivo. ¿Desarrollo y creación de nuevas ideas? ¿O es la resolución de problemas? ¿O el equipo está llamado a tomar una decisión? ¿O la tarea sigue siendo monitorear un proceso? Si todos los integrantes tienen clara la tarea del Equipo, tendrán mayor conciencia de los recursos necesarios, el camino a seguir para lograr el objetivo

• Método: ¿Cómo operará el equipo diariamente? Este puede ser un plan detallado o definir un cierto número de reglas capaces de regir la realización de la tarea. Durante el trabajo del Equipo Virtual, la ansiedad ligada a la realización de la tarea a menudo empuja a actuar incluso antes de pensar en cómo actuar. ¡La prisa por actuar corre el riesgo de llevar al grupo a no establecer las reglas de hacer y hacer juntos! Así, a falta de método, la acción encuentra otros criterios de regulación: el hábito de la forma habitual de trabajar, la imposición de la cabeza, la improvisación. Todas las soluciones que presentan riesgos graves.

• Roles: para tener éxito, las personas necesitan saber exactamente cuáles son sus habilidades y límites. ¿Alguien necesita formación? ¿Hay deficiencias en el equipo? ¿Quién será responsable de qué tareas? ¿Quién es el vínculo entre su equipo y los demás interesados?

• Delegación de poder: ahora que ha establecido claramente los roles, observe lo que los miembros del equipo pueden y no pueden hacer para lograr el objetivo. ¿Cuánto tiempo pueden asignar a la misión del equipo? ¿Cuáles son las prioridades de las actividades del equipo en relación con otras responsabilidades? ¿Qué presupuesto se puede gastar? ¿Qué puede hacer el equipo, qué no puede hacer y para qué necesita aprobación previa?

• Recursos y soporte: en esta sección puedes listar los recursos y soporte disponibles para el equipo. Por ejemplo, presupuesto, tiempo, equipo y personas. También puede detallar la capacitación y el soporte disponibles para los miembros del equipo.

• Respeto a las restricciones: no reconocer una restricción puede llevar al equipo a desperdiciar su trabajo. Por ejemplo, no se consigue el resultado a tiempo o no se han tenido en cuenta las estrategias más generales de la empresa, o se ha planificado la inversión de recursos que no estaban. La frase que identifica estas situaciones es “no tuvimos en cuenta que…”

• Acuerdo: el manifiesto del equipo debe incluir aportes de todas las partes involucradas, ya sean líderes de equipo, miembros del equipo u otras partes interesadas externas. Finalmente, debe asegurarse de que todos lo firmen formalmente. Esto significa que todos los miembros del equipo firmen el Manifiesto. Es un gesto simbólico que, sin embargo, asegura el compromiso de todos. También ayuda a crear responsabilidad de cada uno hacia los demás y hacia la organización.