CONTABILIDAD ELECTRÓNICA: ¿SABES QUÉ ELEMENTOS LA CONFORMAN?

Contabilidad
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Escrito por: Javier Arreguin Ruiz 4/03/2019

Desde el año 2014, las disposiciones fiscales incluyen este concepto que tiene por objeto dar facilidad a las revisiones que realiza el SAT, para que éste automatice sus procesos y sea más eficiente en la recaudación. En este sentido, la contabilidad tradicional se ha tenido que adaptar a los lineamientos que establece la autoridad y, más aún, se ha modificado el Artículo 28 del Código Fiscal para que la contabilidad no sea la única que obliga a tener el código de comercio, sino llevando un sistema de registro en libros, diario mayor y de inventarios, y balances. Vale la pena mencionar que las disposiciones se aplican a personas fiscas y morales. De acuerdo con la Fracción I del Artículo 28 del Código Fiscal los siguientes elementos son los que integran la contabilidad.

  1. Los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos. Así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes. En el reglamento de este Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad.
  2. Tratándose de personas que fabriquen, produzcan, procesen, transporten, almacenen, incluyendo almacenamiento para usos propios, distribuyan o enajenen cualquier tipo de hidrocarburo o petrolífero, además de lo señalado en el apartado anterior, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar controles volumétricos, así como con dictámenes emitidos por un laboratorio de prueba o ensayo, que determinen el tipo de hidrocarburo o petrolífero, de que se trate, y el octanaje en el caso de gasolina. Se entiende por controles volumétricos de los productos a que se refiere este párrafo, los registros de volumen, objeto de sus operaciones, incluyendo sus existencias, mismos que formarán parte de la contabilidad del contribuyente.

Como podemos observar, la contabilidad no solo se trata de los documentos fuente registrados y el producto que se genera. Asimismo, considera que los registros o asientos contables deberán permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas.
Lo anterior está fundamentado en el Artículo 33-B del reglamento del Código Fiscal de la Federación.

¿Qué información debes enviar al SAT?

A continuación, te aclaramos qué información debes de ingresar cada mes en la página del sat:

  1. El catálogo de cuentas utilizado en el periodo, al cual se le deberá agregar un campo con el código agrupador establecido en el anexo 24, apartados A y B de la Resolución de Modificaciones Fiscales (rmf) 2017, mismo que, según el Artículo 3º del rmf 2018, se prorrogó hasta en tanto no sea publicado el correspondiente a esta última resolución.
  2. Es muy necesario que la balanza de comprobación incluya los saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden.
    ¡Ojo!: En el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren, información de las pólizas generadas, incluyendo el detalle por transacción: en cada póliza se deben distinguir claramente los cfdi que soporten la operación, así como debe ser posible identificar los impuestos.
  3. Finalmente, en las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste.

Esperamos que con estas recomendaciones la probabilidad de omisiones en tus declaraciones sea menor y el registro de tus documentos y comprobantes se vuelva más eficiente.

PLAZO PARA CONSERVAR LA CONTABILIDAD

Existe la creencia errónea de algunos empresarios en considerar “que su contabilidad puede ser destruida, al haberla conservado durante cinco años”, este razonamiento es parcialmente cierto, incluso hasta puede considerarse una leyenda empresarial, pero ¿de dónde procede tal creencia?

“ARTICULO 30, párrafo tercero (CFF). La documentación a que se refiere el párrafo anterior de este artículo y la contabilidad, deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas”. Nótese que la frase “ debieron haberse presentado las declaraciones” se contrapone con la fracción primera del artículo 67, ya que este último indica: “… se presentó la declaración del ejercicio ” , por lo tanto es obligado el siguiente cuestionamiento ¿se considera para el cómputo de los plazos las declaraciones que debieron haberse presentado ?

“ARTICULO 67. Las facultades de las autoridades fiscales para determinar las contribuciones o aprovechamientos omitidos y sus accesorios, así como para imponer sanciones por infracciones a las disposiciones fiscales, se extinguen en el plazo de cinco años contados a partir del día siguiente a aquél en que:

I. Se presentó la declaración del ejercicio , cuando se tenga obligación de hacerlo.” Para contestar esta pregunta nos remitimos al mismo artículo 67 en su segundo párrafo: “ El plazo a que se refiere este artículo será de diez años, cuando el contribuyente ... así como por los ejercicios en que no presente alguna declaración del ejercicio, estando obligado a presentarlas, o no se presente en la declaración del impuesto sobre la renta la información que respecto del impuesto al valor agregado o del impuesto especial sobre producción y servicios se solicite en dicha declaración; en este último caso, el plazo de diez años se computará a partir del día siguiente a aquél en el que se debió haber presentado la declaración señalada... ” Por lo tanto en el párrafo antes citado se da facultad a la autoridad de revisar hasta diez años cuando no se ha presentado declaración del ejercicio.

La Contabilidad requiere de reglas o “normas” que deben seguirse, pues los registros de las transacciones no se realizan de manera arbitraria; al contrario, deben estandarizarse para que se lean y se interpreten por cualquier otra persona. Muchas veces los negocios buscan juntarse con otro o separarse para repartir a cada uno lo que le corresponde, y en estos procesos pueden intervenir otros contadores que requieren tener una lectura uniforme de lo que vale la empresa o negocio. A estas “reglas” las llamamos Normas de Información Financiera (NIF), las cuales comprenden un conjunto de conceptos generales y normas particulares que regulan la elaboración y presentación de la información contenida en los estados financieros y que son aceptadas de manera generalizada en un lugar y fecha determinada. El 10 de mayo de 2002 se constituyó el Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera (CINIF), cuyo objetivo es desarrollar, en beneficio de la sociedad, normas de información financiera trasparentes, objetivas y confiables, relacionadas con el desempeño de las entidades económicas, las cuales sirvan a los objetivos de los emisores y usuarios de dicha información financiera.

El uso de los medios electrónicos de ninguna manera significa la desaparición de los profesionales en la materia, quienes son los conocedores que preparan dicha información, como los Contadores Públicos que intervienen directamente a través de las Normas de Información Financiera, tanto nacionales como internacionales para la elaboración del resultado final que es la contabilidad electrónica. Esto es solo un paso mas amplio para llegar ala contabilidad instantánea y a pagos mas justos y puntuales de contribuciones.


AS + SMS©2018. Arreguin Sánchez y Asociados S.C.

El contenido de esta publicación es de Carácter informativo y de ninguna manera debe considerarse como una asesoría profesional, ni ser fuente para la toma de decisiones. Antes de tomar cualquier decisión o medida que pueda afectar sus finanzas o negocio, debe consultar a un asesor profesional calificado. Ninguna entidad, será responsable de pérdidas que pudiera sufrir cualquier persona o entidad que consulte esta publicación. Para más información consulta: https://ascg.mx/

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