Sin duda, la fase de emergencia médica que acaba de pasar nos ha llevado a repensar los espacios de nuestras casas y adecuarlos en parte al desarrollo de una vida profesional, además de privada. Por supuesto, las reuniones de trabajo también se realizan desde casa. Pero, ¿cuáles son los secretos para poder realizar videoconferencias online profesionales, incluso en casa?

Por supuesto, muchos se reunían de forma remota incluso antes de la COVID-19 y ya son expertos, pero ahora mismo realmente se han puesto a la orden del día. Así que aquí están todos los consejos y trucos para hacer reuniones de video en línea muy profesionales, incluso desde casa.

Videoconferencias desde casa: pros y contras

Como alternativa al lugar de trabajo, el hogar se convierte en el escenario de todas las actividades del día, tanto profesionales como privadas. Parecería un inconveniente, pero quizás esta limitación pone de manifiesto algunas oportunidades de mejora, especialmente en los flujos de comunicación interna.

• Pros: las video llamadas en línea brindan eficiencia.

Incluso en la oficina, cuando un intercambio de correo electrónico se hace demasiado largo, es necesario pasar a la confrontación directa. La video llamada puede ser decisiva cuando necesitas hacer razonamientos detallados o estrategias con tu equipo, demostrando en ocasiones ser incluso más eficientes que las reuniones presenciales.

Las limitaciones que impone el medio conducen a una reunión más funcional, con una reducción de la confusión (generalmente proporcional al número de participantes) y una mayor optimización del tiempo.

• Pros: reducción de la sensación de aislamiento.

Sí, en un momento en el que todos estamos aislados en casa, una videoconferencia online puede mitigar y casi hacernos olvidar la sensación de distancia y aislamiento. Por unos momentos casi se podía sentir como si todos estuvieran en la sala de reuniones, alrededor de la misma mesa. Aunque claro que no es lo mismo...

• Contras (?): Es necesario equipar y organizar.

Muchas empresas asumen los costos del equipamiento remoto de sus empleados, lógicamente, de aquellos que tienen tiempo en la empresa y que continuarán en ella.

Para la empresa sin duda es una inversión, pero el trabajo remoto es un excelente recurso incluso en tiempos normales y para realizar llamadas en línea no necesitas programas costosos ni herramientas de última generación, la tecnología viene muy bien con soluciones para todos los gustos y bolsillos.

Consejos para hacer videoconferencias en línea profesionales

Llegamos al punto focal de la pregunta: ¿cómo hacer reuniones de video en línea profesionales desde la comodidad de la sala de estar? Estos son todos los consejos para una videoconferencia perfecta:

• La conexión

Lo primero que debes verificar es la conexión: para obtener resultados óptimos, necesita una red de Internet que funcione bien. Si la conexión inalámbrica es débil o inestable, es mejor acercarse al enrutador o incluso conectar la PC a un cable de red para un mejor rendimiento de la conexión.

Para no ralentizar la computadora portátil, es mejor cerrar las pestañas de navegación, los procesos y las aplicaciones que no se utilizarán durante la llamada.

De todas formas, siempre es bueno conectarse unos minutos antes, si la video llamada está programada, para hacer algunas pruebas.

• La configuración de vídeo Al ser una video llamada, antes que nada, debes cuidar la configuración del video.

Encuadre.

Este aspecto es muy importante, la concentración de los otros participantes y el alcance de tus comentarios también podrían depender de lo que cae dentro del marco junto con tu imagen. La idea es elegir un encuadre profesional.

Mejor optar por una pared blanca o un fondo neutro, evitando sentarse frente a ventanas u otras fuentes de luz, que crearían un molesto "efecto halo", o elegir elementos demasiado personales de la casa (camas, sofás, cocinas, etc.).

Para una mejor imagen de tu rostro, lo ideal es colocar la webcam a la altura de los ojos. Es posible que deba colocar un soporte debajo de la computadora portátil para elevar la cámara al nivel de los ojos.

Eso sí, siempre debes preocuparte por elegir superficies de apoyo estables, el parpadeo del vídeo podría molestar mucho a los demás participantes.

Iluminación.

Para hacer videoconferencias online profesionales, seguro que necesitas cuidar mucho la iluminación y hacer un montón de pruebas, casi como una sesión de fotos.

Dado que la iluminación será determinante en la percepción por parte de los demás participantes de tu rostro y del espacio que hay detrás, es mejor no optar por luces fluorescentes demasiado fuertes, que podrían producir sombras molestas, sobre todo en el rostro.

Por la misma razón, es mejor evitar las luces colocadas sobre tu cabeza o proyectadas desde abajo (¡a menos que quieras contar una historia de terror en vivo!).

Lo ideal es posicionarse con una fuente de luz detrás de la webcam, posiblemente ni demasiado fuerte ni demasiado débil.

Cuidado del aspecto estético.

Recuerda siempre estar presentable y dar una impresión de orden. En cuanto a la ropa, siempre es recomendable elegir ropa limpia de "oficina", al menos para la parte que aparecerá en el vídeo. Para las reuniones internas, la vestimenta de casa también puede estar bien, siempre que sea sobria y ordenada.

• La configuración de audio

Por supuesto, un buen audio también debe ir de la mano de la calidad del vídeo. Para realizar una llamada profesional, incluso si estás conectado desde casa, debes seguir algunas precauciones.

Primero, realiza pruebas de audio antes de conectarte para las reuniones. Eventualmente, es posible que desees considerar invertir en auriculares y micrófonos externos en lugar de utilizar los integrados en tu computadora portátil.

Durante la videollamada, todos los participantes deben recordar apagar el micrófono cuando no estén hablando, para evitar elementos molestos y ruidos de fondo.

• La vida privada en público

Por supuesto que todo el mundo tiene una vida privada y a veces no es tan fácil excluirla cuando la vida profesional se traslada al lugar más privado, es decir, el hogar.

Sin embargo, en algunos casos, según el tipo de empresa y la cultura corporativa, mostrar un poco de hogar y vida personal no solo puede ser aceptado sino apreciado.

Un poco de realidad y humanidad puede ayudar a establecer relaciones más profundas y menos formales con los compañeros, creando también empatía para una vuelta más armoniosa a la normalidad en la oficina.