Cómo organizar los recursos financieros de una empresa

Escrito por: AS CONSULTING GROUP6/09/2021

Una empresa que sepa cómo organizar sus recursos financieros tendrá las mejores oportunidades frente a un mercado tan fluctuante como el que estamos enfrentando en estos momentos.

Mantener las cuentas pagadas, tener los documentos organizados y cumplir con clientes y proveedores es parte de tener una organización de recursos óptima.

Para poder alcanzar este objetivo, en este artículo te dejamos una serie de recomendaciones que te ayudarán en tu negocio.

Conoce tu salud financiera

Para que una empresa funcione en condiciones óptimas, su salud financiera debe estar sana. Antes de tomar una decisión, hay que conocer el estado financiero de la empresa.

Para conseguir este objetivo hay que hacer análisis al costo de las operaciones que se realizan y posteriormente pasar al nivel de rentabilidad que se tiene. Si ambas cifras son acordes la empresa está sana financieramente.

Cuando los costos de la cadena de producción son elevados y la rentabilidad es baja, se trata de un momento difícil, en el que hay que hacer ajustes para que la empresa se mantenga a flote.

Los indicadores más confiables que se deben tomar en cuenta para determinar el nivel de salud que tiene una empresa, son:

-Proceso de facturación: Las facturas no son solo para archivarlas, hay que estudiarlas, pagarlas y determinar si son gastos necesarios o de los que se pueden prescindir.

Así mismo hay que acotar que en este paso se deben incluir los ingresos que percibe la empresa en un periodo de tiempo establecido, bien sea semanal, mensual o anual.

Sabemos que el número de transacciones no está necesariamente relacionado con el número de ingresos, por esto hay que prestar atención a lo que entra en caja.

Los ingresos te ayudarán a determinar si se están cumpliendo las metas trazadas, si el negocio es rentable, si hay que hacer nuevas inversiones, o si las estrategias de venta que se están ejecutando están dando resultados.

-Margen de beneficio: este indicador está relacionado con el margen de ganancia que se obtiene por cada producto. En este sentido lo realmente importante no es tener ingresos elevados, sino que el margen de ganancia sea alto.

Del mismo modo, hay que tener presente que el dinero proveniente del proceso de facturación debe ser reinvertido en los procesos de la empresa, a fin de mejorar las actividades o aumentar el nivel de producción.

Es fundamental que parte del monto total facturado se utilice para invertir en la empresa como para comprar herramientas, mejorar la estructura o contratar más empleados.

  • Flujo de caja: este indicador se mide por medio de las transacciones que se hacen en la agencia a diario. Se trata del dinero que se percibe a diario por concepto de ventas ejecutadas.

Al momento de tomar cualquier decisión, se debe conocer la cantidad de dinero que se percibe como media. Las transacciones se analizan por medio del informe Demostrativo de Flujo de Caja.

El flujo de caja es importante, ya que no solo ayuda a conocer la cantidad de dinero que entra a diario a nuestro negocio, sino que puede aportar información relacionada con las compras que realiza la empresa durante un periodo de tiempo determinado (generalmente el mismo periodo en el que se analiza el flujo de caja).

Consejos para elaborar un plan estratégico para la organización financiera Cuando se han analizado los indicadores que nos permiten conocer el estado financiero de una empresa, es necesario pasar a la acción.

Cuando se tiene a mano toda la información importante, se puede proceder a establecer las estrategias que se van a aplicar para mantener o mejorar la producción de la empresa.

Si ya cuentas con la información necesaria y quieres elaborar un plan estratégico para organizar las finanzas de tu empresa solo debes seguir los siguientes pasos:

Comunica a los trabajadores las metas que se quieren alcanzar y cuáles son las estrategias que se aplicarán para alcanzar dichos objetivos.

Utiliza la misión, visión y valores de la empresa para trazar los objetivos y metas financieras que se aplicarán.

Cuida los lapsos de pagos de tributos y fiscales. Apóyate en el uso de calendarios y planificaciones para que no se escape ningún detalle.

Ten en cuenta las metas de carácter económico y financiero a corto, mediano y largo plazo.

Desarrolla planes de prevención que puedan ser de utilidad ante posibles panoramas, según las amenazas que atenten contra el desarrollo de la empresa.

Las metas que se planteen deben ser realistas e inteligentes.

Contar con asesores especializados con experiencia y conocimiento.

Organiza tus recursos financieros con inteligencia

Si quieres organizar tus recursos y no sabes por dónde comenzar, te ofrecemos opciones que te serán de utilidad.

-Separa los recursos de tu empresa de los personales. Para conocer el dinero con el que cuenta la empresa y no utilizarlo de manera incorrecta, es recomendable llevar las finanzas de esta aparte de las tuyas. Además esta práctica puede ahorrarte dolores de cabeza al momento de dar explicaciones a los socios, en caso de que los haya.

-Contrata mano de obra calificada, contar con empleados con aptitudes que permitan ofrecer soluciones en tiempo real, podría marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Así mismo es importante contratar personal capacitado para que se encargue de las finanzas de tu empresa.

Incluye el uso de nuevas tecnologías que faciliten el trabajo. Utilizar programas financieros que se almacenen en la nube podría ser de gran utilidad, ya que se podría contar con la información en cualquier momento.

Así mismo algunas aplicaciones móviles permiten almacenar facturas desde el mismo momento de la compra, ya no tendrás que preocuparte del papel.

Evalúa constantemente los costos de producción de tu empresa, así podrás saber de primera mano cuando algo deja de salir bien.

Sé disciplinado aunque te cueste, mantén al día todos los aspectos económicos de la empresa. Una vez que ya has planteado los objetivos y desarrollados las líneas de acción, síguelas y ve siempre por más.

Confía en métricas especializadas para mantener monitoreadas tus finanzas. Esto te ayudará a tomar acciones una vez que detectes alguna irregularidad.

Las métricas más valiosas son las que incluyen seguimiento de los procesos, información sobre la facturación en un tiempo determinado.

Seguir estos consejos te ayudará a tomar acciones preventivas ante situaciones de riesgo, podrás corregir irregularidades y tomar decisiones inteligentes que lleven al crecimiento de la empresa y su funcionamiento a lo largo del tiempo.

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