Si tienes una empresa y diriges un equipo, tu prioridad será maximizar la productividad y aumentar la eficiencia de tus empleados.

Sé lo exigente que puede ser esto: hacer que un equipo sea eficiente significa aprender a administrar el tiempo y las prioridades, optimizar los recursos, transformar un problema en una oportunidad.

La organización del trabajo en equipo implica tres grandes retos para el emprendedor:

• Time Management, o cómo gestionar mejor el tiempo y planificar la jornada laboral • Gestión del equipo y de las responsabilidades individuales y grupales. • Resolución de problemas, o la capacidad de encontrar una solución efectiva a un problema.

Guía para la organización del trabajo paso a paso

Estar a cargo de un equipo de trabajo no es tan fácil: los miembros de su equipo pueden ser diferentes en enfoque, compromiso y ética de trabajo. Tu trabajo consiste en sacar el máximo partido a tus empleados.

Si no sabe por dónde empezar, aquí hay algunos puntos que lo guiarán en la lectura de los siguientes párrafos.

• El respeto es fundamental: centrarse en el respeto por el trabajo de los demás. Esto fomentará un buen clima y la cooperación entre los miembros.

• Valora tus puntos fuertes: escucha atentamente a los miembros de tu equipo y pregúntales qué tareas creen que son las más adecuadas para realizar en el proyecto. De esa manera, cuando delegues tareas, sabrás exactamente qué personas lo harán mejor.

• Haga que todos rindan cuentas: el equipo gana y pierde juntos. Sin embargo, cada uno es responsable de su trabajo y de los resultados que debe traer, para lograr un objetivo común.

• Sea claro acerca de las tareas de todos: todos deben saber exactamente cuáles son sus responsabilidades. Si hay demasiados “No es mi trabajo hacer esto” en el equipo, probablemente haya un problema con la comunicación y la comprensión de las responsabilidades. Según la investigación de Mckinsey, el 97 % de los empleados y ejecutivos creen que la falta de alineación dentro de un equipo afecta el resultado de un negocio o proyecto

• Dar y recibir comentarios: cuando un miembro de su equipo trabaja bien, no escatime y felicítelo por un gran trabajo. Al mismo tiempo, escucha la retroalimentación de tu equipo, porque te ayudará a crecer.

Estos fundamentos se aplican SIEMPRE y son la base de un buen trabajo en equipo. Recuerde siempre que las personas marcan la diferencia: invertir en las personas significa invertir en el crecimiento del negocio. Ahora comencemos a hablar sobre herramientas y métodos concretos y de aplicación inmediata para maximizar la productividad, administrar el tiempo y trabajar de manera efectiva en equipo.

Gestión del tiempo

La gestión del tiempo es el desafío número uno para optimizar el trabajo en equipo. Piénsalo por un momento: ¿cuántas veces tienes la sensación de "perseguir" el día? ¿Cuántas veces no puede completar sus tareas diarias?

Saber optimizar tu tiempo es una prioridad, independientemente del rol que desempeñes y del sector en el que te desempeñes.

Hay tres herramientas que pueden mejorar su gestión del tiempo de inmediato:

• La matriz de Eisenhower • El método ABC • Planificación diaria, semanal, mensual

La matriz de Eisenhower

Eisenhower fue el 34º presidente de los Estados Unidos, sirviendo durante dos mandatos desde 1953 hasta 1961. Sin embargo, antes de convertirse en presidente, Eisenhower fue un general de cinco estrellas en el ejército de los Estados Unidos. Lo que siempre ha distinguido su trabajo es la capacidad de administrar eficazmente su tiempo y priorizar sus compromisos.

Para obtener estos resultados, el modelo a utilizar es la matriz de Eisenhower.

Metodo abc

El método ABC de Alan Lakein también es muy eficaz para gestionar prioridades. El método sigue un concepto muy simple: puede asignar la letra A, B o C a cada tarea, según la naturaleza de la tarea.

La leyenda es esta: • A recoge todas las actividades urgentes e importantes, a realizar ahora • B corresponde a todas las actividades importantes, pero no urgentes, que deben reprogramarse lo antes posible • C corresponde a actividades marginales, no urgentes y no importantes

Planificación diaria, semanal, mensual

La planificación a corto, medio y largo plazo es la clave para optimizar el trabajo. Para una buena planificación mensual, herramientas como Google Calendar son la solución ideal. Para realizar un seguimiento de su tiempo, puede usar un simple cuaderno: en este VIDEO, explicaré en unos minutos cómo organizar su tiempo y recuperar inmediatamente el 50% de la eficiencia.

Gestión de equipos

Ahora que hemos hablado de la gestión del tiempo, hablemos de la gestión del equipo. Tener un equipo cooperativo aumenta exponencialmente la productividad de los miembros. Todos necesitan saber exactamente cuáles son sus responsabilidades, cuáles son sus objetivos comunes y cómo hacer lo mejor para ayudar al progreso del equipo.

Si dirige un equipo, definitivamente necesitará compartir y recibir información del cliente. Contar con un CRM es fundamental para tener una visión compartida de los leads entrantes, el estado de avance del lead, la tasa de conversión, atención al cliente y acciones de retención.

CRM lo ayuda a automatizar procesos repetitivos, como el envío de correos electrónicos, y garantiza que cada miembro del equipo tenga una visión clara de las operaciones comerciales.