Cómo implementar el MDM (Master Data Management)

Escrito por: AS CONSULTING GROUP6/09/2021

Un factor de éxito en las empresas es tener la posibilidad de dar respuestas precisas y oportunas. Y en el manejo de la información está el secreto para este logro. Por lo que organizar gran cantidad y tipos de información que se maneja es fundamental. Así que es importante conocer cómo implementar el MDM en tu empresa y en este artículo te enseñamos cómo hacerlo.

Qué es un MDM

Es importante tener claro que cuando se maneja gran cantidad de información que los procesos se hacen más lentos. Pues en algunas de las fases se requiere de forma inmediata información decisiva en el proceso y no es sencillo ni rápido obtenerla, si no está organizada.

Es allí donde se valora una buena gestión de datos maestros y con Master Data Management (MDM) es posible hacerlo.

MDM son procesos y herramientas que facilitan la organización y el manejo de los datos de la empresa. Permite organizar y consolidarlos en una sola plataforma y segmentarlos en categorías. Para ello reúne todos los datos maestros dispersos en las bases de datos y la red para utilizarlos posteriormente en forma organizada.

En consecuencia, permiten la posibilidad de brindar información relevante y precisa en el momento oportuno. Se trata con esta combinación de procesos, organizar, manipular, analizar y utilizar los datos en forma eficiente.

Es la mejor vía para agilizar el desarrollo de los procesos internos de la organización y también los externos. Y permite además hacer un mejoramiento continuo. Lo que se traduce en tener mejor impacto en el entorno, mejorar la imagen, atraer más clientes y aumentar las ventas.

Cómo implementar el MDN en la organización

Hay varios pasos importantes que debes considerar para implementar un MDM.

Identificar las fuentes de los datos recibidos

En primer lugar, es necesario buscar los datos almacenados en diferentes fuentes. Por lo general están dispersos en carpetas físicas, archivos, bases de datos, celular, fichas o formularios, correos o cualquier otro formato.

Cabe destacar que el estado en que se encuentra y la ubicación de la información revela el nivel de organización y actualización de la empresa.

Considerando que dar respuestas oportunas al cliente garantiza mayor productividad y el proceso de digitalización es fundamental para lograrlo

Definir con precisión lo que esperas obtener del MDM

Con la información unificada y organizada es necesario definir el objetivo que se desea alcanzar con MDM. De esta forma se implementará la estrategia correcta para lograrlo.

Entre los más importantes para las empresas se considera reducir los costos del proceso de gestión de datos. Es también determinante mejorar el proceso de gestión, lo que se traduce en reducir el costo del marketing y el tiempo del ciclo de ventas. Asimismo, mejorar el servicio de pedidos y entregas y por ende el de atención al cliente.

Estos entre muchos otros objetivos, enfocados en resolver problemas presentes en la empresa y mejorar los procesos operativos.

Asignar un responsable para el MDM

Después de finalizar el arduo trabajo de recopilar y almacenar la información, es primordial asignar un responsable que la maneje y gestione. El software no se maneja solo, debe manejarlo una persona experta que sepa cuándo se debe jerarquizar información o hacer cambios en el proceso, por ejemplo. Además de saber cómo manejar el software.

Seleccionar el software idóneo de MDM para tu empresa

Existen en el mercado infinidad de software para manejar datos. Pero es importante que cumplan con ciertas características que ofrezcan los beneficios que se esperan. Por lo que deben disponer de algunas funciones que se requieren para lograr mayor eficiencia en la gestión.

Para nombrar las más importantes, es necesario que tenga un modelo de creación de datos y relaciones automatizadas. Es una función que permite trabajar con datos en archivo y extraerlos para utilizarlos con diferentes tipos de información (subsetting). También permite recuperar solo partes de archivos.

La herramienta debe permitir administrar metadatos y disponer de herramientas de análisis de datos (tablas, gráficos) y generar informes (HubSpot). Es importante que permita administrar los servicios. En caso de existir archivos que coinciden en carpetas diferentes, el software los unifique y cree un archivo único con la información.

Realizar mantenimiento frecuente al MDM

Es necesario dar mantenimiento frecuente a la información, pues diariamente aumenta el volumen de datos que se recopila. Depurar los datos existentes y verificar que los nuevos son de buena calidad es prioritario. Recuerda que si la información almacenada no sirve las respuestas al cliente será errada. Una buena calidad de la información asegura dar respuestas precisas y correctas y el buen funcionamiento de los procesos.

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