Cómo diseñar un plan de gestión de proveedores paso a paso

Escrito por: AS Consulting Group3/12/2020

Sin importar el tamaño de la empresa o el sector en el cual opera, se debe considerar la gestión de los proveedores en pro de no afectar los resultados del negocio. En este caso es necesario diseñar un plan de compras a los proveedores.

En las siguientes líneas se explica de forma detallada, los pasos indispensables para realizar este cometido. Reflexionar sobre lo que hace falta Son muy pocas las pequeñas y medianas en las cuales se elaboran planes de compras, por lo cual, no son capaces de escoger a los mejores proveedores. Quienes no cuentan con esto suelen tener pérdidas en compras y muchas veces no se percatan.

Lo principal y quizás lo más importante para los negocios, es tener un inventario de necesidades. Con esto se puede determinar qué es necesario, cuánto de eso se necesita y cuál es el precio promedio que puede cubrir la empresa.

Aquí se debe tomar en cuenta los diferentes tipos de productos y servicios necesarios para el desarrollo y funcionamiento de la empresa. En este particular se debe elaborar una lista para poder determinar cuáles son los más estratégicos.

Es decir, hay compras fundamentales para la empresa como el equipo tecnológico para operar los sistemas. Pero existen otras compras cuyo valor añadido es menor. Por ejemplo, la tinta de las impresoras y fotocopiadoras o el papel.

En el análisis de estas necesidades se deben valorar tres aspectos: el beneficio, la calidad y el servicio. Un equilibrio entre estos aspectos es la clave del éxito. Estudiar a los proveedores Una vez se han establecido las necesidades prioritarias, es momento de escoger el mejor proveedor. Aquí se pueden encontrar dos tipos.

Están los proveedores cuyos costos son líderes en el mercado y luego se encuentran los que ofrecen productos de alta calidad.

Es decir, los que venden más económicos pero sus productos son de baja o dudosa calidad y aquellos cuya mercancía es de alta calidad pero con precios más elevados. Hacer los contactos necesarios En cualquiera de los dos casos anteriores, siempre es bueno conocer la oferta de ambos tipos de proveedores.

Lo ideal es concertar citas individuales con cada uno de los posibles proveedores para entrevistarlos. Los expertos recomiendan ir directamente hasta sus empresas y conocer de primera mano sus productos y el proceso de fabricación de los mismos. Conceder importancia a las compras Las empresas no deben restarle protagonismo a las compras y al mismo tiempo deben asegurarse de adquirir la materia prima o los productos cuya calidad sea la más idónea para el negocio.

La calidad de la materia prima va a influir en la calidad del producto final elaborado por la compañía. Y la calidad de este producto va a tener influencia en el valor o precio de ese producto final.

Muchos negocios tienen problemas en las ventas debido a fallas en las compras. Lo más conveniente es contar con más de un proveedor para evitar problemas con el stock de productos o una materia prima de dudosa calidad. Valorar el tamaño de la empresa proveedora de insumos El tamaño del proveedor importa mucho. Si este opera en una empresa grande y el propio negocio es más pequeño, puede pasar que a este no le importe nada quedar mal y no enviarte los insumos requeridos.

Pero está el caso contrario, si ese proveedor es más pequeño en relación con el negocio, posiblemente no podrá satisfacer eficazmente toda la demanda de la empresa. Implementar un sistema de control Es importante valorar un proveedor cuyos productos o servicios sean de alta calidad y la atención al cliente o la solución de problemas sea efectiva y rápida.

Para poder controlar esto, se pueden elaborar sencillos sistemas de evaluación, incluso pudieran ser poco automatizados. Por ejemplo, en una hoja de cálculo se puede hacer el seguimiento de los pedidos realizados y terminados satisfactoriamente. Dejar bien sentadas las cláusulas con el proveedor Existen dos cláusulas básicas que se deben tener muy claras.

  1. Solo se deben incluir cláusulas anexas cuya finalidad sea obtener mejores resultados.
  2. Y están las cláusulas cuyo propósito sea responder a los requisitos estrictos para cualquier pedido realizado por la empresa.

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