Cómo aplicar la metodología 5S al control de calidad en la empresa

¿Qué es la metodología 5S?

Se trata de una metodología sistemática basada en la limpieza y el orden que busca lograr la organización y máxima eficiencia de las empresas, en distintos niveles. Es un método sencillo y de gran utilidad para todo tipo de empresas en el que se deben seguir 5 pasos. Esta ayuda a crear cultura de disciplina, permite la identificación de problemas y la creación de oportunidades de mejora.

En definitiva es una metodología que busca que las organizaciones eliminen los desperdicios o cosas que no les son útiles y trabajen solo con los recursos necesarios, aumentando el nivel de satisfacción de los empleados y preservándolos, aumentando además, la productividad.

¿Cuándo y cómo surgió la metodología 5S?

La metodología 5S se originó en Japón en la época de la posguerra en los años 1970. Esta tuvo su origen en la compañía Toyota Industries (née Toyoda Automatic Loom Works que estaba en crecimiento y buscaba disminuir los desperdicios de la fabricación, eliminando además, la ineficiencia de sus procesos. Siendo identificada la metodología 5S como el sistema que permitiría que la fabricación Just in Time “Justo a Tiempo” fuera posible.

Para ello la compañía japonesa se basó en 5 métodos visuales que formaron parte de la denominada Toyota Production System, englobando además, un conjunto de metodologías que posteriormente ganaron popularidad independientemente, destacando la metodología Just in Time o 5S, con un concepto central de mejorar visualmente el lugar de trabajo.

El nombre de dicha metodología se origina de 5 conceptos de origen japonés que dan razón a lo que es el método en sí. Estos son los siguientes:

Seiri (sentido de uso); Seiton (sentido de organización); Seiso (sentido de limpieza); Seiketsu (sentido de normalización); Shitsuke (sentido de la disciplina).

La finalidad es aplicar estos 5 principios en la empresa pudiendo así instituir un control de calidad que se base en la exitosa cultura oriental.

¿Cómo aplicar la metodología 5S?

Ya teniendo toda la información necesaria sobre la metodología 5S solo queda seguir unos sencillos pasos para su implementación.

Paso 1 - Seiri (sentido de uso)

En este primer paso se debe separar lo que no se utiliza. Eso que no se usa puede ser un estorbo y ocupa un espacio que cuesta dinero y es necesario en la organización. Hágase una simple pregunta para iniciar

¿Cómo está el escritorio de su computador? ¿Está organizado, solo con documentos e instrumentos de uso frecuente? ¿O tiene muchos iconos que ya no utiliza o que nunca uso?

Ahora vaya un poco más allá y analice su entorno laboral. Desarrolle algunos criterios para eliminar esas cosas que son innecesarias y con ayuda de sus colegas, identifique continuamente los artículos de uso continuo y los no utilizados. Un buen consejo es tomar fotografías antes de implementar la metodología 5S y después.

Si está en la posibilidad, determine un lugar de la empresa para eliminar los desechos, donde o venda las cosas que no utiliza. Defina un día D en el que la empresa en general pondrá en marcha el programa.

Paso 2: Seiton (sentido de organización)

Para aquellas cosas que fueron determinadas como “necesarias” debe procederse a organizar y separar. Considerando el flujo de trabajo, organice las cosas y determine su ubicación.

Si es un artículo de uso frecuente, manténgalo cerca de usted o cerca del lugar de uso.

Si la frecuencia de uso es menor, por ejemplo un documento que utiliza ciertos días a la semana, colóquelo en un gabinete, pero uno al que tenga rápido acceso.

Para los artículos que no son utilizados con frecuencia, colóquelos en armarios, pueden estar más lejos, ya que no se requiere un acceso rápido e inmediato.

Para decidir la importancia de cada artículo puede hacer uso del método de los 5 porqués.

Paso 3 Seiso (sentido de limpieza)

Llegó el momento de la limpieza. Un entorno laboral desordenado impide encontrar las oportunidades para mejorar. Por lo que es fundamental que su entorno laboral esté siempre limpio y sea posible detectar las anomalías. Haga de la limpieza una actividad diaria, limpie su espacio de trabajo antes de empezar y al terminar.

Paso 4 - Seiketsu (sentido de estandarización)

En este paso se busca crear pautas y controles visuales que permitan mantener el orden y la limpieza en el lugar de trabajo. Antes de dar inicio a este paso, asegúrate de haber cumplido todos los anteriores. Crea formularios y procesos que permitan una evaluación periódica de las S anteriores.

En general, a cada trabajador se le asigna un rol específico que favorece mantener el orden y la limpieza. Las rutinas programadas son definidas con intervalos fijos, como por ejemplo, a la semana, quincenales o mensuales. Y debe hacer supervisores que monitoreen la realización de las tareas asignadas.

Paso 5 - Shitsuke (sentido de autodisciplina)

En este paso la disciplina que asegure que cada empleado siga los estándares de la metodología 5S y pongan en práctica los primeros 4 de manera voluntaria y espontánea como parte de su vida. De esta forma la metodología 5s se convierte en una herramienta de gran importancia en la cultura de la empresa.

Los sentidos deben tener un proceso de auditoría de forma independiente, de manera que se pueda verificar que cada paso se mantenga en el tiempo.