Cómo agendar una reunión y qué ventajas tiene en tu productividad

Escrito por: C.P.F. Luis Javier Arreguin25/11/2020

La peor interrupción para un día bastante productivo es una reunión mal planeada. Esto representa una pérdida de tiempo para los asistentes. Para evitar esto, lo mejor es siempre tener organizada la reunión a través de una agenda. Este recurso permite que la actividad se desarrolle sin problemas, y se pueden exponer todos los objetivos sin correr el riesgo de saltarse algunos de ellos.

Cómo agendar una reunión A continuación se muestran unos consejos para lograr agendar una reunión exitosa con el equipo de trabajo. A clarar el propósito de la reunión En aras de garantizar una reunión eficaz, el encargado debe establecer un propósito para la misma. Es importante plantearse metas realistas, y ajustadas a los tiempos disponibles para efectuar la reunión. La recomendación de los expertos es abordar un solo objetivo y no varios. Si se hace esto último, entonces la reunión puede verse entorpecida y será un auténtico caos.

Entre los objetivos más comunes de las reuniones se encuentran: comunicar u obtener información, realizar una decisión y planificar proyectos o generar ideas. Una vez se ha aclarado el objetivo, se debe marcar en la agenda la fecha y hora a efectuarse. Indicar quienes participarán

La agenda debe tener los nombres de las personas que van a participar en la reunión. En muchas ocasiones no será necesario contar con la participación de todos los empleados.

Mientras menos asistentes se tengan en la reunión, será mucho más fácil cumplir con el objetivo de la misma, especialmente cuando se trata de una reunión para tomar decisiones.

Proporcionar información relevante El responsable de hacer la reunión, debe describir en su agenda toda la información relevante. Esto garantiza el éxito de la junta.

Describir las tareas a cumplir El encargado debe describir de forma clara todas las tareas a cumplir por parte de los asistentes. Es decir, debe ser específico y aclarar lo que se desea hacer con cada tema tratado.

Esto le permite saber a los asistentes cuál es el momento idóneo para hacer una participación y aportar información relevante, o cómo pueden establecer acciones para cumplir los objetivos.

Identificar los próximos pasos Cuando se han podido establecer los temas, objetivos y tareas a cumplir, es momento de planificar los pasos a seguir para cumplir con los mismos. Esto permite comprobar entre los asistentes, la comprensión tanto de las decisiones como de las acciones tomadas para la reunión y así mismo, se puede verificar la claridad de los presentes con respecto a la información tratada.

Para conseguir tener éxito en la reunión y el cumplimiento de sus objetivos, los asistentes deben comprender lo que harán cuando la reunión se dé por terminada.

La agenda de reunión y sus ventajas para la productividad Una agenda de reunión ofrece múltiples ventajas en beneficio de la productividad. En las siguientes líneas se mencionan algunas de esas ventajas. ● Aumento del aprovechamiento del tiempo: Mediante el documento, se puede evitar caer en discusiones sobre asuntos que no vienen al caso. Esto permite un mejor uso del tiempo. ● Aumento en la participación: La agenda permite a los asistentes prepararse para el tema tratar, lo cual conlleva a conseguir más información. Esto no se consigue si es una reunión improvisada o de última hora. ● Reduce el número de reuniones: La clave para poder evitar reuniones innecesarias, es tratar los temas principales en reuniones planififcadas. Si algún asistente toca algún tema no previsto, este puede ser considerado para otra reunión. ● La comunicación se hace más clara: Una agenda de este tipo promueve el orden y la organización. Cuando los presentes saben los temas a tratar y los pasos a seguir, podrán ser más concisos con respecto a la información aportada. ● Se puede llevar un orden y eliminar distracciones: Si los temas a tratar se agendan, entonces se podrán solucionar efectivamente porque los distractores serán eliminados. Además de ello, los asistentes van a poder sentirse más motivados por participar. ¿Qué es una agenda de reunión? Es un documento elaborado por el responsable de la reunión, y mediante el cual se pueden establecer las expectativas sobre lo que puede ocurrir durante el desarrollo de la actividad. También sirve para preparar a los asistentes sobre un tema específico a desarrollar, además de asignarles los tiempos de participación.

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