Características de un buen software de contabilidad

La contabilidad es una de las áreas de mayor importancia para una empresa, ya que se encarga de comunicar y registrar toda la actividad financiera de la misma, por lo que no hay que tomarla a la ligera y hay que poner especial cuidado. Acompáñanos y te mostraremos las características de un buen software de contabilidad.

¿Qué es el software de contabilidad?

Un software de contabilidad es un programa informático que permite disminuir la carga laboral en el área contable. Básicamente, este se encarga de hacer diferentes actividades repetitivas, así como de registrar e informar las transacciones financieras, es decir, es de gran utilidad para administrar las cuentas de un negocio o empresa.

Es una opción rentable que le ayuda a mantener todos los datos accesibles y en formato digitalizado, haciendo más fácil todo el trabajo contable.

Características importantes en un software de contabilidad

• Usabilidad

Tanto empleados como gerentes deben poder utilizar y entender el software de contabilidad con un mínimo esfuerzo, con una ligera curva de aprendizaje. Que el software que no sea fácil de usar en lugar de ayudar será un obstáculo en la productividad.

En general, los softwares de contabilidad están diseñados para todo tipo de usuarios, sin embargo, es importante elegir uno que sea amigable, intuitivo y que cualquier miembro del equipo lo pueda usar sin conocimientos superiores.

• Análisis e Informes

Estas son unas de las características esenciales con las que debe contar un buen software de contabilidad y finanzas. Mantener registros de informes es una necesidad básica de cualquier negocio, el análisis y la presentación de la situación financiera, especialmente en casos críticos.

Un acceso sencillo a los registros puede ser de ayuda para facilitar las principales actividades y reuniones dentro de las compañías. Al momento de tomar decisiones, el análisis y los informes serán de gran ayuda para la gestión, lo que permitirá ahorrar trabajo y tiempo.

Es una característica de mucha importancia, permite rastrear y monitorear informes financieros manteniendo con la prudencia requerida. Además, permitirá hacer un seguimiento de datos importantes en tiempo real.

• Actualizaciones automáticas y escalabilidad

El software que se elija debe tener un enfoque futurista. La tecnología no se detiene, y las cosas innovan a diario, en especial las innovaciones que permiten optimizar los negocios y acelerar las gestiones. Los usuarios requieren actualizar la tecnología, y por ende el sistema de contabilidad también tendrá que tener un equilibrio tecnológico para mantener el flujo de dinero, los gastos diarios y los proveedores.

Un software de contabilidad es un beneficio a corto y largo plazo, por ello debe poder expandirse en conjunto con el negocio, a medida que la empresa crece y se vuelve más exitosa. El programa debe poder actualizarse con rapidez y adaptarse a los cambios continuos, ya que los datos, en grandes volúmenes deben poder actualizarse constantemente.

• Facturación y procesamiento de pagos y facturación

El software de contabilidad a seleccionar debe tener la capacidad de gestionar facturas y pagos de la manera más eficiente. En general, los programas de contabilidad permiten la impresión de facturas, así como su envío por correo electrónico.

El sistema debe poder almacenar la información básica de los clientes, como nombre, dirección, número de cuenta, etc. En general, actualmente todo negocio cuenta con un software que facilita su trabajo, en especial en el área contable y financiera.

• Uso móvil

Otra característica importante a destacar es que el software de contabilidad sea compatible con dispositivos móviles y que pueda ser usado en cualquier lugar. Es un punto muy importante poder hacer negocios en cualquier parte, por lo que muchos de los softwares de contabilidad tienen dicha funcionalidad, incluso muchos son capaces de procesar facturas y enviarlas de manera móvil.

• Identificar y prevenir errores

La precisión es otro de los aspectos claves de un software de contabilidad. Ciertamente, es una solución confiable para proporcionar datos en el momento justo, hacer cálculos y eliminar las probabilidades de errores. Contar con un software de contabilidad hace que el desarrollo financiero de la empresa sea transparente y seguro y fácil de entender.

Estas son solo algunas de las características que debe tener un software de contabilidad, sin embargo, lo más importante es que se adapte al tipo de negocio. Si quieres leer más información relacionada te invitamos a ver nuestros otros artículos.