Si te importa la gestión del tiempo, entender cómo organizar tu día y aprovechar al máximo cada momento es tu prioridad. En este blog hemos hablado muchas veces (y lo hacemos) de la gestión del tiempo, que es la capacidad de aprovechar al máximo el tiempo y obtener la máxima rentabilidad.

Todas las personas exitosas tienen un factor en común, a saber, su capacidad para administrar el tiempo. En una sociedad interconectada como la que vivimos, ser organizado es el requisito básico para dar un paso adelante como profesional en tu campo. Si eres directivo y diriges un equipo, sabrás aún más cuán cierto es este principio, porque lo vives cada día en tu piel.

En esta guía te daremos 5 consejos para que aprendas a organizar tu día de manera efectiva, maximizando tu productividad y gestionando las prioridades de la mejor manera posible. Comencemos de inmediato. Aquí le mostramos cómo organizar su día y ser productivo.

El concepto de productividad se combina con el de eficiencia: significa hacer más, más rápido y con menos tiempo. La organización de la jornada laboral es la base de este principio: aprendiendo a planificar se puede sacar el máximo partido invirtiendo lo mínimo. Veamos las 5 cosas que debes hacer para ser dueño de tu tiempo.

1 - Programar citas

Si quieres saber cómo organizar el día en el trabajo, lo primero que debes aprender es una correcta programación de compromisos. ¿Qué significa eso? Sencillo: procede con un programa semanal y marca en un calendario (en papel o digital) todos los objetivos a cumplir.

Divida su lente macro en pequeños objetivos para trabajar todos los días. Seguramente, cada tarea que necesites completar en tu semana tendrá un grado de importancia. Para comprender qué tareas hacer con urgencia, cuáles delegar y cuáles eliminar, lea nuestra guía sobre la matriz de Eisenhower: le dará un punto de vista valioso para trabajar.

En resumen: • Márcate unos objetivos macro semanales • Divídalos en pasos para completarlos diariamente • Organice una lista de tareas diarias con todas las tareas a realizar

2 - Aprende a gestionar el tiempo

Aquí estamos, ahora que has anotado las cosas por hacer, es hora de organizar el trabajo de manera concreta. Junto a cada actividad a realizar, también indica un límite de tiempo máximo disponible. Si te parece que tienes poco tiempo, recuerda siempre que el tiempo disponible durante el día se amplía según la cantidad de actividades a realizar.

¿Qué significa eso? Que si tienes una lista de tareas diarias con 3 cosas por hacer, probablemente pasarás tus horas en el trabajo haciendo esas tres actividades. Si pones 5 cosas por hacer en tu lista de pendientes, aprenderás a escalar el uso del tiempo y adaptarlo a las circunstancias.

El objetivo es optimizar el tiempo: según la ley de Pareto, el 20% de tus acciones determina el 80% de los resultados. Concéntrese en un 20% bien hecho para disfrutar del éxito y elimine cualquier cosa que le quite demasiado tiempo y lo aleje de sus objetivos.

3 - Elimina las distracciones despejando

Puede parecer un consejo trivial, pero no lo es en absoluto. Comprender cómo organizar el día significa principalmente comprender cómo maximizar el tiempo a su disposición eliminando todas las formas de distracción. Gloria Mark, científica de la información de la Universidad de California, descubrió que se tarda un promedio de 26 minutos en recuperar la concentración después de interrupciones triviales.

Cuando esté en el trabajo, elimine las distracciones. Por ejemplo, tener mucha basura en su escritorio corre el riesgo de crear distracciones innecesarias. Espacio de trabajo desordenado = mente desordenada. Si su escritorio es un desastre, ¿cómo puede esperar que su día de trabajo transcurra sin distracciones no deseadas?

El secreto es organizar tu entorno de trabajo como te gustaría organizar tu mente. Lo mismo ocurre con su escritorio. Use etiquetas de colores, carpetas y tarjetas para clasificar el material y sacarlo cuando sea necesario. Mantenga solo lo esencial en su escritorio: así podrá eliminar las distracciones y mantenerse concentrado.

4 - Administrar descansos

Organizar el tiempo también significa gestionar los descansos. Huir de una reunión a otra no es productivo porque te cansas y pierdes el enfoque. Bloquee el tiempo en su calendario y planee descansos.

Al planificar tus días con anticipación (tal vez, la noche anterior) podrás darte un tiempo para cada tarea e insertar descansos, haciéndolos parte de tu rutina. Dar un pequeño paseo y tomar un café con un compañero de trabajo son dos formas estupendas de distraerse y recuperar la productividad.

5 - Reduce las reuniones

En “Cuatro horas a la semana”, Tim Ferriss habla sobre cómo las reuniones absorben nuestro tiempo en el trabajo sin aportarnos nada productivo. Todo cierto: a menudo durante las reuniones tendemos a perder el foco y discutir sin encontrar una solución real a los desafíos diarios.

Minimice las reuniones y siempre tenga una agenda a seguir. Acostumbra a tu equipo a comunicarse a través de una herramienta funcional para el trabajo, como los correos electrónicos. Tómese el tiempo para responder a los correos electrónicos y no abra su bandeja de entrada todo el tiempo para evitar distraerse.